Il virus Covid-19 ha imposto un cambiamento radicale al nostro modo di lavorare, e lo ha fatto con una velocità disarmante. Nel giro di una settimana, imprese operanti nei più svariati settori hanno inviato milioni di dipendenti a casa per lavorare in remoto. Senza preavviso - e in molti casi, senza preparazione di alcun tipo - i manager si sono ritrovati nella posizione di leader dei team virtuali, molti per la prima volta. 

È già abbastanza impegnativo gestire sè stessi in quarantena senza interazione umana faccia a faccia nè la struttura di una tipica giornata lavorativa. A ciò, per i manager si aggiunge il compito di gestire un team in queste nuove condizioni, spesso non avendolo mai fatto prima. È scoraggiante. Condizioni pressurizzate, maggiore incertezza e un senso generale di dislocazione lo rendono ancora più difficile. Durante la quarantena, ogni aspetto del ruolo del manager è ingigantito e complicato. Sarà necessario ripristinare le aspettative su come viene svolto il lavoro e adattare il proprio stile di gestione a un nuovo contesto. Per aiutare i manager che sono nuovi a questo - o anche i manager esperti che hanno bisogno di ulteriori indicazioni in questi tempi di prova - ecco alcuni consigli per supportare l'apprendimento continuo e il benessere emotivo dei propri dipendenti. 

RESETTARE LE PROPRIE ASPETTATIVE

La maggior parte dei team è socializzata e abituata al lavoro sincrono e alla standardizzazione. Lavorano insieme, situati nello stesso ufficio, nelle stesse condizioni di lavoro, con lo stesso programma di lavoro. In un ambiente in quarantena, i manager devono aiutare i propri team a passare immediatamente al lavoro asincrono e alla personalizzazione. Si dovranno resettare le proprie aspettative su come il lavoro viene svolto, consentendo ai membri del team di adempiere alle proprie mansioni secondo tempistiche dettate anche dall'ambiente di lavoro di ognuno. Ciò significa concentrarsi sui risultati e offrire maggiore flessibilità. 

RESTARE SPESSO IN CONTATTO

La ricerca sociometrica dimostra che cicli di comunicazione più brevi sono più efficaci nel costruire e sostenere il morale e l'impegno. Utilizzare la messaggistica istantanea per rimanere in contatto regolare. Non lasciare che un dipendente lavori solo per mezza giornata senza effettuare un controllo. Potrebbe essere utile schedulare un meeting plenario ogni giorno per discutere insieme dei progressi delle proprie attività, attraverso una delle tante piattaforme di video call. Potrebbe essere utile cambiare di volta in volta la persona responsabile di condurre il meeting per fare in modo che tutti siano presenti e non distratti, dando così l'esempio su cosa significhi essere un teamplayer (anche se virtuale). 

SUPPORTARE LE POLITICHE DI APPRENDIMENTO, MA CON PILLOLE SHORT

L'apprendimento non deve fermarsi in questo nuovo ambiente, ma potrebbe essere più pratico usare il microlearning. Concentrati sulla condivisione di brevi lezioni su un singolo argomento in un segmento da 5 a 10 minuti. Questi potrebbero riguardare uno strumento, un comportamento o un'abilità specifici. Ruota la consegna di queste lezioni tra i membri del team e consenti loro di identificare i propri argomenti per la formazione. Potresti chiedere a un altro membro del team di esaminare la lezione e condurre una breve discussione sull'applicazione, la pertinenza e le implicazioni di ciò che tutti hanno imparato. 

ORGANIZZARE I MEMBRI DEL TEAM A COPPIE PER AGGIUNGERE UN LIVELLO DI SUPPORTO

Stare dietro alle esigenze di ogni membro del team esaurirà rapidamente il tempo a disposizione della maggior parte dei manager. Per distribuire tale responsabilità, sarebbe utile organizzare i membri del team in coppie individuando per ogni coppia un coach, andando così a formare una serie di sotto-gruppi di lavoro. Questo modello di leadership condiviso crea un secondo livello di supporto reciproco e protegge dall'isolamento emotivo. Sarebbe inoltre utile richiedere ai coach dei mini-team di aggiornare il manager ogni giorno e di valutare l'impegno e il benessere generale. Se le persone non hanno ricoperto prima questo ruolo, può essere utile fornire loro una guida. 

INTERPRETARE IL TONO DI VOCE COME PROXY DEL CONFRONTO FACCIA A FACCIA

È più difficile leggere i segnali emotivi delle persone quando non si è nella stessa stanza. Invece di affidarsi a dati non verbali e al linguaggio del corpo, ora il manager deve fare affidamento su indicatori proxy come testo, tono di voce e comunicazioni video poco frequenti. Si dovrebbe quindi prestare molta attenzione a (i) cambiamenti nel tono della comunicazione scritta; (ii) velocità, volume, tono e inflessione della comunicazione vocale, (iii) qualsiasi gesto fisico nella comunicazione video. Se un manager conosce bene il proprio team, i cambiamenti in questi schemi lo aiuteranno a intuire in anticipo quando un membro del team necessita di supporto aggiuntivo.

ESSERE OTTIMISTI ALLONTANANDO DAL PROPRIO TEAM L'INCERTEZZA

L'ottimismo è contagioso. I leader che dimostrano speranza e fiducia nel futuro sono in grado di aiutare meglio i membri del loro team a trovare significato e scopo nel lavoro, specialmente in condizioni stressanti. L'umorismo in questi casi rappresenta un'ottima valvola di sicurezza. La paura dall'altro lato congela l'iniziativa, imbolsisce la creatività e produce conformità anziché impegno. Infine, considera che le situazioni di costrizione sono spesso il fattore abilitante che stimola l'innovazione. Invita il tuo team a utilizzare le condizioni di quarantena come stimolo per nuove idee. 

AGGIORNARE I MEMBRI DEL TEAM ANCHE SE NON CI SONO UPDATE RILEVANTI

L'incertezza alimenta l'ansia. Più il manager comunica e condivide, meno possibilità c'è di sviluppare un vuoto di informazioni all'interno del proprio team. A tal fine si consiglia di comunicare regolarmente con il proprio team anche se non ci sono nuove informazioni da condividere. Mantenere la trasparenza durante una crisi con aggiornamenti frequenti è la massima espressione di buona fede, empatia e sincera preoccupazione per la propria squadra. 

MISURARE CONTINUAMENTE I LIVELLI DI STRESS E IMPEGNO

Un buon manager rende chiaro ai membri del proprio team che la sua principale preoccupazione è il loro benessere. Si consiglia di dedicare del tempo a monitorare l'impegno di ognuno, ponendo periodicamente a ciascun membro del team due domande rapide. Innanzitutto si chieda di valutare, su una scala da zero a 10, il livello di stress che il dipendente prova attualmente. In secondo luogo, usando la stessa scala, si chieda di valutare il proprio livello di coinvolgimento complessivo. E' importante ottenere risposte quantitative a queste domande, in modo che il manager possa evitare false percezioni basandosi troppo sul proprio intuito. 

Le persone sono creature iper-sociali con un forte desiderio di appartenenza. La sicurezza psicologica - in cui i membri del team si sentono inclusi, con possibilità di apprendere nuove competenze, sicuri nel dare il proprio contributo tanto da sfidare lo status quo, senza timore di essere imbarazzati, emarginati o puniti in qualche modo - è fondamentale anche in condizioni di quarantena. Quando si creano e sostengono queste condizioni, si creano le premesse per sè e i propri colleghi di dare al meglio il proprio contributo e forse, a maggior ragione in un momento come questo, di far emergere la propria umanità.